#1 Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Thuật ngữ trong tổ chức sự kiện?

Bất cứ một ngành nghề nào đều có những thuật ngữ riêng, ngành tổ chức sự kiện cũng không hề ngoại lệ. Bạn có biết tổ chức sự kiện tiếng anh là gì không? Có thể đối với những người có kinh nghiệm làm việc lâu dài sẽ biết đến các thuật ngữ này. Nhưng đối với những người mới vào nghề hay những người đang tìm hiểu về nó thì chưa hẳn đã biết. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về nghề tổ chức sự kiện, đặc biệt là những thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện mà ở Việt Nam thường sử dụng.

I. Thuật ngữ tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

Điều đầu tiên khi tìm hiểu về một ngành nghề thì bạn phải biết tên tiếng anh của ngành nghề đó. Tổ chức sự kiện được dịch sang tiếng anh có nghĩa là event management.

Tổ chức sự kiện thực chất là tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện sắp diễn ra, từ khi bắt đầu ý tưởng tới khi kết thúc sự kiện.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực: văn hóa xã hội, thể thao, giải trí, kinh doanh, thương mại,… thông qua các hình thức như lễ hội, triển lãm, họp báo, hội chợ, hội nghị, hội thảo…. nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà BTC muốn mọi người nhận thức được.

Ở Việt nam, phát triển tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề đặc thù. Bởi vậy mà nó có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp khá đầy đủ và chặt chẽ.

Event management cũng là câu trả lời chung cho các câu hỏi:

Ban tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?
Nghề tổ chức sự kiện tiếng anh là gì
Người tổ chức sự kiện tiếng anh là gì
Ngành tổ chức sự kiện tiếng anh là gì

Khái niệm đầu tiên tổ chức sự kiện tiếng anh là gì đã được giải đáp. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về các thuật ngữ chuyên sâu hơn nhé.

II. Một số thuật ngữ trong tổ chức sự kiện

1. Event coordinator – Điều phối sự kiện

Event coordinator là người đứng đầu trong bộ máy nhân sự của ekip. Họ có quyền cao nhất và quản lý toàn bộ nhân viên bên dưới. Điều phối sự kiện đóng vai trò điều phối chi tiết các công việc để đảm bảo chương trình theo sát kế hoạch và diễn ra một cách suôn sẻ. Người điều phối sự kiện phải có khả năng truyền đạt thông tin tốt, chú ý tới các chi tiết, sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý.

2. Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện là người đóng vai trò sống còn cho một sự kiện. Các công việc họ đảm nhiệm là vô cùng nhiều: catering, logistic, lựa chọn địa điểm, làm việc với các bộ phận khác để đảm bảo chương trình diễn ra hiệu quả. Những người Event planner phải có các kỹ năng nói, viết, thương lượng đàm phán và luôn giữ được bình tĩnh với môi trường áp lực cao.

3. Event Manager – Quản lý sự kiện

Event Manager phối hợp cùng Event coordinator để đảm bảo sự kiện diễn ra êm đẹp nhất. Công việc và vai trò của quản lý sự kiện khá linh hoạt, nếu nhân viên tổ chức sự kiện có vấn đề gì phát sinh cũng có thể trao đổi với họ. Người quản lý sự kiện cần biết lắng nghe, hướng dẫn và giúp đỡ nhân viên để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện đó.

4. Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật

Artistic director là người quản lý trực tiếp giám đốc sáng tạo và các thiết kế của sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng cần phối hợp với đơn vị truyền thông và bộ phận marketing để tìm kiếm các cơ hội, nguồn tài trợ cho chương trình.

5. Director – Đạo diễn

Director thuộc quyền quản lý của Artistic director và có trách nhiệm giám sát nghệ thuật chung của sự kiện. Đạo diễn sẽ làm việc với bộ phận thiết kế và ban quản lý sản xuất để đảm bảo các ý tưởng, kịch bản được thực hiện đồng nhất xuyên suốt sự kiện

6. Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện

Đây là những người phụ trách quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Họ làm việc với các cơ quan quản lý hình ảnh, cơ quan báo chí trong các hoạt động chụp hình, quay phim tư liệu cho sự kiện. Họ sản xuất poster, tờ rơi, các ấn phẩm quảng cáo và phân phát chúng. Đồng thời họ cũng kết hợp với bộ phận điều phối sự kiện và chỉ đạo nghệ thuật tham gia quá trình kêu gọi các khoản tài trợ cho chương trình.

7. Các thuật ngữ khác của tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

Event venue – Địa điểm tổ chức sự kiện
Delegate – Đại biểu, khách VIP
Guest – Khách tham dự sự kiện
Celebrity hoặc Celeb (ọi tắt là Celeb) – Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
AV system (Audio Visual System) – Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Audio Visual aids – Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu
Proposal – Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.
Event Agenda – Kịch bản chương trình
Master Plan – Kế hoạch sự kiện tổng thể
In house hoặc in door event – Sự kiện trong nhà
Out house hoặc outdoor event – Sự kiện ngoài trời
Schedule – Tiến độ
Deadline – Thời hạn hoàn thành sự kiện
Rehearsal – Tổng duyệt, chạy thử chương trình.
Backstage – Hậu trường, phía sau sân khấu
Wings – Cánh gà sân khấu
Stage platform – Sàn sân khấu
Stage Hand – Người làm việc ở hậu trường.
Supplier – Nhà cung cấp
Agency – Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông
Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng
Master of the Ceremonies – Người dẫn chương trình
Hidden cost – Chi phí ngầm

Trên đây là một thuật ngữ trong ngành tổ chức sự kiện, hy vọng có thể giúp bạn làm rõ được thắc mắc “tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?” hay các thông tin liên quan. Nếu bạn còn có câu hỏi nào về tổ chức sự kiện hãy để lại lời nhắn cho PHONGHOINGHI.com chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi của bạn một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc các bạn thành công!

Coi thêm tại : #1 Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Thuật ngữ trong tổ chức sự kiện?

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/to-chuc-su-kien-tieng-anh-la-gi/
via IFTTT

#1 Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều hạng mục khác nhau và cần đến sự hỗ trợ của tổng hợp các nguồn lực. Mỗi sự kiện có quy mô, tính chất và mục đích khác nhau và để có thể tổ chức thành công một sự kiện cần có một quy trình nhất định. Bài viết hôm nay chúng ta cùng đi tìm quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

I. Quy trình tổ chức sự kiện ở giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện trong giai đoạn này sẽ cần làm những công việc sau:

1. Xác định chủ đề sự kiện

Việc xác định chủ đề sự kiện rất quan trọng bởi vì nó quyết định đến phương hướng kế hoạch để thực hiện. Tuy nhiên chủ đề sự kiện lại bị chi phối bởi nội dung, mục đích ý kiến khách hàng và cả quy mô tính chất sự kiện kết hợp với văn hóa vùng miền. Vì vậy để đưa ra chủ đề phù hợp người tổ chức sự kiện phải tìm hiểu cụ thể ý kiến của khách hàng cùng các yếu tố liên quan.

2. Lên kịch bản chương trình cho sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu bước xây dựng kịch bản. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một event. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.

3. Phân công công việc

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là người tổ chức sự kiện phải phân chia công việc cho các thành viên đúng người đúng việc. Bởi một sự kiện không chỉ có một công việc mà nó bao gồm rất nhiều các công tác chuẩn bị với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bao gồm như ngành nghề thiết kế, kỹ thuật, quản lý, hành chính, tài chính…Để công việc được suôn sẻ và hiệu quả thì cần có bảng phân công công việc rõ ràng, cụ thể và yêu cầu mọi người phải thực hiện nghiêm túc đầy đủ có trách nhiệm. Đồng thời người tổ chức sự kiện cần thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong quá trình làm việc.

II. Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn diễn ra sự kiện

1. Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt

Từ bảng phân công công việc đã được thông báo các phòng, ban, bộ phận sẽ theo công việc được phân công để triển khai công việc. Mọi công việc liên quan đến cách thức tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra theo kế hoạch dưới sự giám sát chặt chẽ của ban quản lý sự kiện. Trong quá trình triển khai nếu xảy ra những phát sinh hoặc sự cố thì ban quản lý phải có phương hướng xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công việc của cả tập thể.

2. Tổ chức sự kiện

Đây chính là trọng tâm của một quy trình tổ chức sự kiện, mọi công tác chuẩn bị, lập kế hoạch,… tất cả những cố gắng của bao nhiêu con người đều nằm ở công tác tổ chức diễn ra sự kiện.

Cách thức tổ chức 1 sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự và có sự sắp xếp phân công cụ thể cho từng hạng mục. Bao gồm:

+ Công tác tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch

+ Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chương trình giải trí, giao lưu ví dụ như giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu được yêu cầu…

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu được đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện…Tất cả các hoạt động đều sẽ được người tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng khách mời.

III. Quy trình tổ chức sự kiện khi kết thúc sự kiện

Cách tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp sẽ không chỉ dừng lại khi sự kiện kết thúc mà còn cần tiến hành các công việc sau sự kiện:

1. Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng

Sau khi sự kiện kết thúc các khách mời đã ra về thì lúc này ekip tổ chức chương trình sẽ phải thu dọn tất cả các đồ đạc, vật dụng, công cụ, thiết bị sử dụng cho sự kiện tập kết để trả về kho hàng. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.

Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh toán hợp đồng giữa hai bên. Nếu hai bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện theo hợp đồng đã ký kết cho công ty tổ chức sự kiện. Những chi phí phát sinh cũng sẽ được tổng hợp hết và quyết toán một lần. Hình ảnh, video mà ban tổ chức ghi lại sẽ được gửi lại cho khách hàng lưu tư liệu.

2. Đánh giá, rút kinh nghiệm

Ekip làm sự kiện sẽ có một buổi họp ngay sau khi event kết thúc để đánh giá lại tất cả các công việc vừa tổ chức tại sự kiện. Qua đây sẽ tổng kết những hạng mục nào đã thực hiện thành công, hạng mục nào còn thiếu sót từ đó rút ra kinh nghiệm để xây dựng cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn.

Phonghoinghi.com với kinh nghiệm tổ chức thành công rất nhiều các sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ cung cấp cho khách hàng quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Coi thêm tại : #1 Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/quy-trinh-to-chuc-su-kien/
via IFTTT

#1 Tư vấn Ngành tổ chức sự kiện, event thi khối gì? Học ở đâu tốt nhất?

Trong những năm gần đây, tuy là một ngành nghề còn khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng ngành tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ cực kỳ nhanh. Điều đó dẫn đến nhu cầu nhân lực đối với ngành nghề này cũng tăng theo, mở ra cánh cửa việc làm mới dành cho nhiều bạn sinh viên. Nhiều bạn có nguyện vọng theo đổi ngành nghề tổ chức sự kiện nhưng còn khá mơ hồ về nó. Bạn không biết tổ chức sự kiện học trường nào? Ngành tổ chức sự kiện thi khối nào? Tổ chức sự kiện học ngành gì?

Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về nghề dịch vụ tổ chức sự kiện. Trả lời những câu hỏi, băn khoăn, lý do nên hay không nên theo nghề này. Hãy cùng theo dõi ngay nhé.

I. Tổ chức sự kiện là ngành gì?

Tổ chức sự kiện là các hoạt động trong các lĩnh vực: giải trí, kinh doanh, thương mại, văn hóa, thể thao… thông qua các hình thức hội nghị, hội thảo, triển lãm, hội chợ, tiệc…nhằm mang một thông điệp nào đó đến khách hàng, công chúng và muốn họ có cái nhìn đúng về sự kiện, sản phẩm.

Một sự kiện diễn ra nếu thành công sẽ góp phần nâng cao vị thế, hình của của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu sự kiện đó thất bại thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới bộ mặt của doanh nghiệp. Bởi lẽ mỗi sự kiện đều có sự góp mặt của rất nhiều khách hàng, quan khách…

Chính vì vậy, người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công này. Đó phải là người giỏi về quản lý dự án, hiểu sâu về lĩnh vực, có khả năng bao quát cao và đặc biệt là nắm rõ về quản lý rủi ro. Người quản trị sự kiện phải thật giỏi trong việc điều phối, dự báo và có cả tinh thần thép để xử lý linh hoạt mọi sự cố có thể xảy ra.

II. Ngành tổ chức sự kiện thi khối nào?

Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện chỉ có thi các khối A, A1 và D. Bên cạnh việc học tập tại trường, bạn cũng nên có những trải nghiệm thực tế nhất định để có được những kiến thức nền tảng vững chắc cho công việc của mình sau này.

Vậy ngành tổ chức sự kiện học ở đâu? Bạn có thể chọn học theo các trường đại học chính quy, cũng có thể học tại các đơn vị chuyên đào tạo, các công ty tổ chức sự kiện. Cả hai môi trường này đều có thể giúp bạn phát huy hết khả năng của mình.

III. Ngành tổ chức sự kiện thi trường nào?

1. Nghề tổ chức sự kiện học ngành nào?

Trước khi tìm hiểu về “Ngành tổ chức sự kiện học trường nào?” chúng ta sẽ cùng xem các ngành mà trường đại học sẽ đào tạo để đáp ứng nhu cầu ngành nghề tổ chức sự kiện hiện nay nhé.

Có một số trường đại học có đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện, nó nằm trong các ngành: quan hệ công chúng, quản trị khách sạn, quản trị công nghệ truyền thông, marketing,…

Nhiều bạn trẻ tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh cũng có thể tham gia thêm một khóa ngắn hạn về tổ chức sự kiện là có thể đi làm. Đây cũng là một cách để các bạn trẻ theo đổi đam mê cái nghề đầy năng động và không ít áp lực này.

Theo nhiều chuyên gia thì tổ chức sự kiện cũng được xem là sự kết hợp giữa quản lý/quản trị dự án, thông qua các công việc tạo ra và phát triển các sự kiện có quy mô như hội nghị, hội thảo, hòa nhạc, các cuộc họp, lễ kỷ niệm, ngày hội…

Là một lĩnh vực cần có sự am hiểu sâu nên những người quản lý sự kiện luôn phải hội tụ đủ 2 yếu tố: kiến thức chuyên sâu và kiến thức về truyền thông, sáng tạo, marketing.

2. Danh sách các trường đại học chính quy cao đào tạo ngành tổ chức sự kiện.

STT	Tên trường đại học ngành tổ chức sự kiện	Chuyên ngành
1	Đại học Tôn Đức Thắng	Chuyên ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện
2	Trường Đại học Ngoại ngữ và Tin học TPHCM	Chuyên ngành quan hệ quốc tế
3	Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TPHCM	Chuyên ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành Chuyên ngành quản trị sự kiện
4	Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội	Chuyên ngành quản trị sự kiện khoa du lịch
5	Đại học Văn hóa Hà Nội	Chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hóa
6	Đại học Báo chí Tuyên truyền	Các ngành PR
7	Đại học Văn Lang	Chuyên ngành Quan hệ công chúng
8	Đại học Quốc gia Hà Nội	Khoa báo chí
9	Đại học Quốc gia TPHCM	Khoa báo chí
10	Cao đẳng FPT	Chuyên ngành quan hệ công chúng PR Tổ chức sự kiện
11	Đại học Sân khấu Điện ảnh	Khoa đạo diễn sân khấu

Đây cũng là danh sách câu trả lời cho những bạn đang thắc mắc “Ngành tổ chức sự kiện học ở trường nào?”. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các trường có các ngành báo chí, truyền thông, du lịch, quan hệ công chúng. Ngành du lịch cũng là một sự lựa chọn hay để bạn phát huy khả năng tổ chức sự kiện, team building. Hoặc những trường có nhiều câu lại bộ tạo điều kiện cho mình có cơ hội được tổ chức sự kiện,…

IV. Người làm ngành tổ chức sự kiện cần có những tố chất gì?

1. Sự yêu nghề

Yêu nghề chính là yếu tố để giúp bạn không chán nản, không dừng bước trước những khó khăn. Yêu nghề sẽ tạo cho bạn những nguồn năng lượng tươi mới, đánh bật mọi mệt mỏi và đặc biệt bạn sẽ không bao giờ phải hối hận với quyết định của mình.

2. Có một sức khỏe tốt

Sức khỏe tốt để chiến đấu với những đêm thức trắng lo cho dự án, những hôm đi sớm về khuya để chuẩn bị tốt cho công tác sự kiện sắp diễn ra. Hãy thường xuyên tập thể dục để nâng cao sức khỏe nhé. Đừng xem nhẹ việc này, bởi ngành quản lý sự kiện yêu cầu sự chính xác trong từng bước, một sức khỏe tốt mới đối đầu lại những áp lực, căng thẳng trong công việc.

3. Có khả năng lãnh đạo, quản lý

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ quản lý một ekip, quản lý giờ giấc, quản lý thiết bị và biết cách sắp xếp mọi thứ một các khoa học và thông minh. Để tránh tình trạng stress xảy ra, ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.

4. Có khả năng đàm phán, giao tiếp

Một sự kiện diễn ra bao gồm rất nhiều người với nhiều ngành nghề khác nhau. Đòi hỏi bạn phải có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt nhất để đạt được những lợi ích cần có. Đồng thời giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong công việc đó.

5. Có ngoại hình ưa nhìn

Nhiều người thường nói: hình thức không quan trọng, quan trọng là nội dung, tuy nhiên điều đó chưa hoàn toàn là đúng. Ngoại hình tốt sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong quá trình giao tiếp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới vị trí mà bạn sẽ được giao. Bạn cũng cần nhớ, ngành của bạn là ngành sự kiện, ngoại hình sẽ giúp bạn nâng cao giá trị. Thế nhưng đôi khi sự khôn khéo trong cách nói chuyện cũng có thể phần nào ghi điểm với mọi người. Bởi vậy nếu không có ngoại hình tốt nhất thì hãy có khả năng giao tiếp tốt nhất nhé.

6. Chăm chỉ, kiên nhẫn và bình tĩnh

“Có công mài sắt có ngày nên kim”, chăm chỉ chính là yếu tố quyết định thành công của mọi công việc, ngành tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ. Bên cạnh đó, dù ở bất cứ tình huống, hoàn cảnh nào xảy ra bạn cũng đừng hốt hoảng, căng thẳng, nó sẽ không giải quyết được gì đâu, thậm chí nó còn có thể làm mọi chuyện xấu đi mà thôi. Hãy bình tĩnh và kiên nhẫn nó sẽ giúp bạn thay đổi mọi chuyện theo hướng sáng suốt nhất.

7. Lựa đúng thầy

Vâng, một người sếp tốt, một người bạn trong ngành, một menter chuyên nghiệp sẽ là những người giúp bạn học hỏi nhanh hơn, tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn khi làm việc.

8. Có ngoại ngữ tốt

Làm ngành quản trị sự kiện thì ngoại ngữ là một yếu tố rất quan trọng. Nó vừa giúp bạn dễ dàng tham khảo tài liệu, khám phá cũng như đi sâu hơn vào nghề. Ngoài ra cũng mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn cho bạn.

Từ những chia sẻ thú vị trên về nghề tổ chức sự kiện, chắc hẳn bạn đã có cho mình câu trả lời cho câu hỏi học tổ chức sự kiện ở đâu, học ngành gì, thi khối nào rồi phải không ạ. Để trở thành một người chuyên nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện, bạn phải thực sự cố gắng, nắm bắt mọi cơ hội và có sự chuẩn bị tốt nhất. Chỉ như vậy, bạn mới có thể thực hiện được ước mơ với cái nghề sôi động và đầy thử thách này. Chúc các bạn thành công!

Xem bài nguyên mẫu tại : #1 Tư vấn Ngành tổ chức sự kiện, event thi khối gì? Học ở đâu tốt nhất?

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/nganh-to-chuc-su-kien-thi-khoi-gi-hoc-o-dau/
via IFTTT

# Quy trình 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất

Những năm trở lại đây, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng và chuyên nghiệp ngày càng cao. Để tổ chức những sự kiện sang trọng, quy mô lớn thì công tác chuẩn bị càng nhiều. Vậy làm sao để có được một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất đây?

Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, PHONGHOINGHI.com không thể cho bạn biết chính xác những việc bạn cần làm bởi mỗi sự kiện đều có một đặc điểm riêng của nó. Nhưng nhìn chung với tất cả các hình thức tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ, trong nhà hay ngoài trời thì cũng đều có những việc làm nhất định.

Dưới đây là quy trình 10 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất, hãy cùng tham khảo ngay nhé.

1. Xác định sự kiện mà bạn muốn làm là gì?

Việc đầu tiên của trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó chính là bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì: Hội nghị khách hàng, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành – khai trương… Việc này rất quan trọng, bởi nó sẽ giúp bạn hình dung và định hướng được các hạng mục công việc mà mình sẽ tiến hành trong sự kiện.

2. Mục tiêu sự kiện là gì?

Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức event là bạn phải xác định mục tiêu mình làm sự kiện là gì. Để xác định được mục tiêu, chính bạn cần trả lời được các câu hỏi: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Khách mời cần gì từ sự kiện? Bạn mong muốn đạt được gì từ sự kiện?….Từ đó bạn mới biết mình sẽ phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó.

Thông thường mục tiêu sự kiện sẽ được chia thành 1 loại: Mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang lại cho khách mời, Đó có thể là việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại, những món quà mà BTC tặng cho khách mời, sản phẩm của doanh nghiệp,…

Mục tiêu vô hình là các giá trị về sức khỏe và tinh thần mà sự kiến có thể mang tới cho khách mời. Có thể kể tới: Tinh thần cuồng nhiệt, phấn chấn, vui vẻ, hài lòng, sự hiểu biết, sự gắn kết…

3. Xây dựng ekip tổ chức sự kiện

Để lên chương trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn, từ chuẩn bị tới truyền thông, quá trình thực hiện và hậu sự kiện. Bên cạnh đó là hàng tá công việc không tên cần làm, một người chắc chắn không thể “gánh” hết được tất cả.

Bởi vậy mà việc bạn xây dựng cho mình một ekip tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Một team có chuyên môn và làm việc ăn ý tuyệt đối với nhau, cùng nỗ lực kết hợp để xử lý hết thảy các công việc.

Trong ekip luôn phải có một leader có kinh nghiệm, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc để mọi thứ trong quá trình tổ chức sự kiện phải được kiểm soát chặt chẽ theo đúng kế hoạch.

Một số công việc mà ekip tổ chức sự kiện cần làm:

Quản lý địa điểm

Mời khách mời, diễn giả

Tìm nhà tài trợ

Chuẩn bị hội trường, không gian sự kiện

Quản lý nhân sự

Công tác truyền thông

Tổ chức các hoạt động giải trí

Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình…

4. Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xác định thời gian tổ chức. Thành công của sự kiện liên quan rất nhiều tới thời gian này. Bạn nên chọn thời gian làm sao để số lượng khách mời tham dự sẽ là đông nhất. Buổi tối và các ngày cuối tuần được xem là thời gian lý tưởng nhất để tổ chức. Đó là những lức khách mời có thể tham gia chương trình từ đầu tới cuối.

Đặc biệt, đối với các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương…thì việc xác định thời gian tổ chức càng quan trọng. Ngày tốt thường được chọn theo âm lịch và những ngày chẵn được ưu tiên hơn vì nó mang ý nghĩa sung túc, tròn đầy. Những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7 thì không nên tổ chức.

5. Lên danh sách khách mời

Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…

Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…

6. Địa điểm tổ chức sự kiện

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu trong các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. Bạn nên lên danh sách những địa điểm đẹp và lý tưởng và liên hệ trước với họ để xác nhận thời gian mong muốn. Bạn cũng nên đến trực tiếp đại điểm đó để có cái nhìn tổng quan nhất, từ đó giúp bạn hình dung được các sắp xếp, lên bố cục cho sự kiện của mình.

Hãy hỏi đơn vị tổ chức sự kiện về các điều khoản, chính sách, giá cả cũng như các ưu đãi khi thuê địa điểm nhé.

7. Xây dựng kịch bản chương trình

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không thể thiếu phần xây dựng kịch bản. Đây là bước rất quan trọng, mỗi một loại hình event khác nhau sẽ tương ứng với một kịch bản khác nhau. BTC cần phải chuẩn bị thật đầy đủ và chi tiết.

Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.

8. Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục

Theo đó, BTC cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng ban nhóm:

Ban nội dung: Kết hợp cùng BTC lên chương trình tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời.

Ban hậu cần: đảm nhận phần hội trường, phần thưởng, quà tặng

Ban đối ngoại: Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời

Ban lễ tân: Phụ khách đón tiếp khách ở cổng chương trình

9. Tiến hành tổ chức

Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người tổ chức. Người tổ chức phải có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi tình huống, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không nên làm gì.

Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.

10. Hậu sự kiện

Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chung cho mọi event. Đối với mỗi sự kiện chắc chắn sẽ có những đặc điểm, tính chất và yêu cầu riêng. Nếu bạn còn băn khoăn về việc lập kế hoạch tổ chức event sao cho chuyên nghiệp hãy liên hệ với PHONGHOINGHI.com để được tư vấn chi tiết nhất. Chúc cho sự kiện của bạn thành công rực rỡ.

Tham khảo bài viết gốc ở : # Quy trình 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/lap-ke-hoach-to-chuc-su-kien/
via IFTTT

Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì?

Event hiện nay không còn là khái niệm mới mẻ đối với chúng ta. Trong cuộc sống hằng ngày cũng như trên các phương tiện thông tin chúng ta đều thường xuyên nghe tới thuật ngữ này. Vậy bạn có muốn tìm hiểu chi tiết hơn để biết Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì? Hãy cùng phonghoinghi.com đi tìm câu trả lời nhé.

I. Tìm hiểu event là gì?

1. Event là gì? và các khái niệm liên quan

Event là những hoạt động quy tụ rất nhiều người tham gia tại một thời gian, địa điểm và không gian xác định.

Khi nói tới event chúng ta thường nhắc đến sự kiện, vậy sự kiện là gì? Sự kiện chính là cụm từ được dịch ra bởi từ event hay nói cách khác sự kiện và event là một và có ý nghĩa giống nhau.

Event organizer là gì? là người tổ chức sự kiện, tổ chức ra những hoạt động event

Event executive là gì? là điều hành sự kiện người làm công tác này có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và định hướng các công việc đi theo kế hoạch đã thống nhất.

Event management là gì? có nghĩa là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Như vậy thực chất các khái niệm này đều có liên quan đến việc tổ chức sự kiện và người có nhiệm vụ được giao trách nhiệm tổ chức, điều hành quản lý sự kiện.

2. Các hình thức event

Event trong doanh nghiệp

Loại hình event này bao gồm các hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, cuộc họp cổ đông…Những sự kiện trong doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ tuy nhiên những hình ảnh của nó góp phần quảng cáo cho thương hiệu tạo nên những dấu ấn, hình tượng đẹp đối với công chúng.

Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư để tổ chức các event mang tính chuyên nghiệp.

Event của khách hàng

Event là gì? Event của khách hàng là những hoạt động gì? Đó là các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân…nhằm mục đích marketing cho doanh nghiệp. Tính chất của sự kiện này mang tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là khách hàng. Do đó để tạo nên một event thành công đạt hiệu quả tốt cần kết hợp nhiều yếu tố như quảng cáo, truyền thông, khuyến mại tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện…

Event phi lợi nhuận

Event phi lợi nhuận chính là các buổi tổ chức từ thiện, kêu gọi quyên góp giúp đỡ, các lễ hội…Mục đích của các sự kiện này khơi dậy lòng nhân ái của mọi người để giúp đỡ những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, những người kém may mắn…

II. Event là gì? Người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì?

Chúng ta đã biết được event là gì vậy một người tổ chức event chuyên nghiệp sẽ phải đảm nhận rất nhiều công việc khác nhau để có thể đem đến thành công cho sự kiện.

1. Lên kế hoạch

Trước khi thực hiện bất cứ một sự kiện nào thì công việc đầu tiên của người tổ chức event chính là lập kế hoạch. Các nội dung cần lập là thời gian, địa điểm, số lượng thành viên tham gia sự kiện. Trên cơ sở những thông tin này người tổ chức sẽ có căn cứ để chuẩn bị những hạng mục được chi tiết và cụ thể nhất.

2. Dự tính kinh phí

Như đã tìm hiểu ở trên Event organizer là gì? Họ chính là người tổ chức sự kiện có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí cần phải chi để làm một sự kiện. Trong đó phải phân bố các khoản kinh phí cho từng hạng mục sao cho chính xác và hợp lý nhất để tránh lãng phí. Hạng mục nào là quan trọng cần đầu tư nhiều, hạng mục nào đầu tư ít cần có con số cụ thể.

3. Xác định đối tượng khách mời

Sự kiện là gì? Là những hoạt động quy tụ rất nhiều người tham gia do đó đối tượng khách mời sẽ là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới kịch bản của chương trình. Vì vậy việc xác định những đặc điểm, nhu cầu của khách hàng sẽ giúp cho công tác tổ chức được chu toàn

4. Lập kịch bản tổ chức chi tiết

Để sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch thì việc lên kịch bản chi tiết là không thể thiếu. Trong đó sẽ bắt đầu từ khâu đón tiếp khách hàng như thế nào, chương trình khai mạc ra sao, các nội dụng chính trong sự kiện và bế mạc chương trình. Kịch bản càng chi tiết thì phần trăm thành công sẽ càng cao.

5. Phân công công việc

Event là gì? Là sự kiện với nhiều hoạt động do người tổ chức sự kiện tạo ra. Với nhiều hạng mục cần triển khai người tổ chức sự kiện cần có kế hoạch phân công công việc hợp lý. Cần lên danh sách những công việc cần làm cho từng người và quản lý quá tiến độ công việc theo kịch bản.

6. Tổ chức sự kiện

Đây chính là thành quả cho những công tác chuẩn bị và cũng là bước cuối cho một sự kiện. Lúc này cần tuân thủ tiến hành những công việc theo kế hoạch đã định, nếu có vấn đề phát sinh cần linh hoạt và khéo léo xử lý theo tình hình thực tế.

Với những thông tin chúng tôi vừa cung cấp hy vọng các bạn đã biết được những nội dung cơ bản nhất về event cũng như biết event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì? Chúc các bạn sẽ tổ chức được những sự kiện thành công.

Coi nguyên bài viết ở : Event là gì? Một người tổ chức event chuyên nghiệp cần làm những gì?

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/event-la-gi/
via IFTTT

#TOP 5 Công ty Tổ chức sự kiện tại Hà Nội Chuyên Nghiệp Nhất

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đang rất “hot” hiện nay với rất nhiều hoạt động đa dạng. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của khách hàng có rất nhiều các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Hà Nội ra đời. Tuy nhiên để tìm được một đơn vị chuyên nghiệp, hiệu quả thì các bạn đã biết cách để lựa chọn chưa? Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ này và những tiêu chí để lựa chọn một đơn vị uy tín, tin cậy.

I. Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Các hoạt động tổ chức sự kiện Hà Nội bao gồm nhiều lĩnh vực như thương mại, kinh doanh, thể thao, văn hóa…thông qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội… để nhằm mục đích truyền những thông điệp mà đơn vị làm sự kiện muốn gửi tới công chúng.

II. Tại sao nên chọn những công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp

Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp khi muốn tổ chức một sự kiện đều có mong muốn chương trình của mình được suôn sẻ, thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp, sâu sắc đối với công chúng. Nhưng trong thực tế không phải tất cả các sự kiện đều thành công lý do chủ yếu là bởi sự yếu kém của các đơn vị tổ chức sự kiện. Vậy nếu bạn lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp sẽ mang lại những lợi ích gì? Sau đây là những lý do thuyết phục dành cho các bạn.

1. Tiết kiệm chi phí

Một công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ có nhiều kinh nghiệm tổ chức các sự kiện với nhiều quy mô khác nhau. Họ sẽ có kế hoạch chi tiết cho mọi hạng mục, nắm rõ được các khoản chi phí tổ chức sự kiện cần thiết giảm thiểu tối đa những chi phí ngầm. Vì vậy sẽ giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và tránh được những phát sinh ngoài ý muốn

2. Tiết kiệm thời gian

Một sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều công việc có rất nhiều vấn đề phải lên kế hoạch, sắp xếp giải quyết. Nếu bạn là người không có chuyên môn và kinh nghiệm chắc chắn sẽ không thể nhanh chóng hoàn thiện được một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Vậy tại sao bạn không liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Hà Nội vừa tiết kiệm thời gian lại đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

3. Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị và nguồn nhân lực cho sự kiện

Tổ chức sự kiện Hà Nội không thể thiếu được các trang thiết bị thiết yếu như màn hình led, hệ thống ánh sáng, âm thanh, bàn ghế, đội ngũ phục vụ, người dẫn chương trình…Với tất cả những công tác chuẩn bị này đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hoàn toàn có thừa khả năng giúp khách hàng sắp xếp ổn thỏa mọi hạng mục.

4. Đảm bảo đúng quy trình và đem lại hiệu quả cao nhất

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện các công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội đảm bảo thực hiện đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn. Từ đó mang đến hiệu quả truyền thông tốt nhất, xây dựng hình ảnh tốt đẹp đến với công chúng.

III. Chọn công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp như thế nào?

1. Công ty có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Yêu cầu tổ chức sự kiện Hà nội đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm, sự sáng tạo cùng với phong cách làm việc chuyên nghiệp. Như vậy mới đảm bảo tổ chức được các chương trình hấp dẫn thu hút được người tham gia đem đến thành công cho sự kiện. Do đó công ty nào có kinh nghiệm càng nhiều trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì càng nhận được nhiều sự tin tưởng và hợp tác của khách hàng.

2. Công ty có cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ

Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Hà Nội các bạn nên chọn những công ty có trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, đầy đủ và hiện đại phù hợp với trào lưu của xã hội. Điều này để hạn chế những rủi ro, phát sinh gây trở ngại cho sự kiện của bạn.

3. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và trách nhiệm

Đội ngũ nhân sự chính là những người trực tiếp thực hiện các công việc liên quan để tổ chức sự kiện. Vì vậy thành công của sự kiện phụ thuộc phần lớn vào họ.Tiêu chí quan trọng khi tìm các công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội đó là công ty phải có đội ngũ nhân sự nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời phải thực sự là những nhân viên nhiệt tình có trách nhiệm cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp.

4. Báo giá của công ty tổ chức sự kiện

Giá thành là một trong những vấn đề mà khách hàng cực kỳ quan tâm và nó chi phối đến chất lượng của sự kiện. Vậy khi tìm hiểu bất kỳ công ty sự kiện nào bạn cũng cần chú ý tới những khoản báo giá chi tiết và có sự so sánh với nhiều công ty khác nhau để tìm ra được đối tác phù hợp nhất.

Trên đây là top 5 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp nhất hiện nay. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được một địa chỉ phù hợp với mục đích của mình.

Coi bài nguyên văn tại : #TOP 5 Công ty Tổ chức sự kiện tại Hà Nội Chuyên Nghiệp Nhất

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/cong-ty-to-chuc-su-kien-ha-noi/
via IFTTT

Cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động đang rất phát triển hiện nay bởi những giá trị và sức ảnh hưởng mà nó đem đến là vô cùng lớn. Một sự kiện để tổ chức thành công và mang lại hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia…Trong đó chi phí tổ chức sự kiện chính là nội dung đặc biệt quan trọng và luôn làm những nhà tổ chức phải đau đầu. Để chia sẻ vấn đề này hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để các bạn tham khảo.

I. Chi phí sự kiện gồm những chi phí gì?

Muốn lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác thì trước tiên cần biết chi phí để tổ chức một sự kiện bao gồm những chi phí gì? Sau đây là các loại chi phí cụ thể:

1. Chi phí thực

Chi phí này bao gồm chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí cho nhân công, chi phí mua sắm các nguyên vật liệu cùng các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức sự kiện.

2. Chi phí ngầm

Khi nói tới loại chi phí ngầm chúng ta nghĩ ngay đến những chi phí không nhìn thấy ngay được, không công khai nhưng đây lại là một khoản chi phí không nhỏ cho mỗi sự kiện. Vì vậy để có thể hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được chính xác thì cần phải thống kê được các khoản chi này. Bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị, tồn kho, lưu kho…và những khoản phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí cơ hội.

3. Phí quản lý

Đây là chi phí dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Khi lập bảng chi phí tổ chức sự kiện thì khoản tiền này dùng cho việc khắc phục các sự cố, vấn đề phát sinh mà không ảnh hưởng đến các chi phí thực hiện đã có trong kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo đơn vị phần trăm và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.

II. Phương pháp lên kế hoạch chi phí tổ chức sự kiện hợp lý

Để đưa ra được bảng giá chi phí tổ chức sự kiện hợp lý thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng các phương pháp sau:

1. Tìm hiểu và xác định chi tiết kế hoạch và mục đích sự kiện của khách hàng

Mỗi một khách hàng sẽ có những mục đích và kế hoạch tổ chức cho sự kiện của họ không giống nhau. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu để biết được khách hàng muốn gì, mục đích mà họ hướng tới, tiềm lực của khách hàng đến đâu…Trên cơ sở đó biết được hạng mục nào là cần thiết và phù hợp với sự kiện mà khách hàng sẽ tổ chức, cái nào cần phải sản xuất, cái nào phải thuê…

Đồng thời cũng cần nhanh chóng thống nhất kế hoạch với khách hàng một cách cụ thể, rõ ràng giảm thiểu những chi phí ngầm cho việc đi lại, gặp gỡ. Từ đó để có thể làm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được sớm nhất.

2. Tận dụng tối đa những tài nguyên sẵn có

Bất kì một đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng có những cơ sở vật chất, trang thiết bị cùng nguồn nhân lực để hoạt động. Vì vậy cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn có này một cách hiệu quả. Hơn nữa để có được chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho khách hàng, các đơn vị tổ chức cần có sự liên kết với các đơn vị cùng lĩnh vực để có sự trợ giúp bổ sung tốt nhất cho nhau cùng nhau phát triển.

3. Xây dựng quan hệ và kiểm soát chặt chẽ các nhà thầu vụ

Để giảm thiểu các khoản chi phí khấu hao, lưu kho trong quá trình hoạt động. Các đơn vị tổ chức sự kiện thường sẽ chỉ đầu tư cho một số hạng mục cơ bản như: Hệ thống phông bạt, máy chiếu, màn led, âm thanh, ánh sáng…Khi cần thực hiện những sự kiện có quy mô lớn cần một số lượng trang thiết bị cực lớn ở nhiều lĩnh vực khác nhau thì họ sẽ thuê lại của các nhà thầu vụ.

Xây dựng mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với các nhà thầu vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện có được đơn giá thuê rẻ, tiết kiệm chi phí và luôn chủ động được trong việc hợp tác. Từ đó giảm thiểu được những rủi ro và đặc biệt mang đến bảng giá chi phí tổ chức sự kiện tốt nhất cho khách hàng của mình.

4. Giám sát và kiểm soát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Việc giám sám quá trình triển khai sự kiện nhằm mục đích bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Hơn nữa điều quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính chi phí tổ chức sự kiện, dự trù chi phí và tạm ứng. Kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để không thất thoát lãng phí.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện đúng theo kế hoạch

Bảng chi phí tổ chức sự kiện sẽ bị chi phối bởi tiến độ thực hiện sự kiện. Tại sao chúng tôi lại khẳng định như vậy? Bởi vì nếu tiến độ được đảm bảo sẽ hạn chế tối đa các chi phí phát sinh như chi phí tồn kho nguyên vật liệu, chi phí khấu hao, chi phí cho người lao động…

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hãy đến với PHONGHOINGHI.com. Chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng tổ chức thành công các sự kiện với chi phí tổ chức sự kiện hợp lý nhất.

Xem bài nguyên mẫu tại : Cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/cach-du-tru-chi-phi-to-chuc-su-kien/
via IFTTT

#TOP 10 Các Công ty Tổ Chức Sự Kiện Lớn tại TpHCM Chuyên Nghiệp

Theo dòng chảy phát triển của thời đại, việc tổ chức sự kiện hiện nay đã trở thành một hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện mang lại nhiều hiệu quả truyền thông cũng như đưa doanh nghiệp phát triển nhanh chóng hơn. Cũng bởi vậy mà ngày có càng nhiều công ty tổ chức sự kiện TPHCM ra đời làm khách hàng cảm thấy hoang mang khi lựa chọn. Dưới đây là TOP 10 CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỚN TẠI TPHCM, hy vọng phần nào giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng cân nhắc và lựa chọn khi tổ chức các sự kiện sắp tới.

I. TOP 10 CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỚN TẠI TPHCM

1. PHONGHOINGHI.com

PHONGHOINGHI.com là cái tên hiện đang được nhiều công ty doanh nghiệp tìm đến bởi sự chuyên nghiệp và đăng cấp trong từng sự kiện tổ chức. Với bề dày kinh nghiệm, sự cống hiến hết mình của đội ngũ cán bộ nhân viên, sự tin yêu của khách hàng, đối tác, PHONGHOINGHI.com hiện đang trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện TPHCM uy tín và chất lượng nhất.

PHONGHOINGHI.com luôn hướng tới các giá trị dịch vụ sự kiện hoàn hảo nhất, luôn luôn sáng tạo từ khâu ý tưởng đến các quy trình lên kế hoạch tổ chức. Chưa bao giờ khiến khách hàng phải thất vọng về năng lực phục vụ và tác phòng làm việc của PHONGHOINGHI.com.

Bên cạnh đó, PHONGHOINGHI.com còn luôn đa dạng hóa các dịch vụ với nhiều mức giá khác nhau để phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng. PHONGHOINGHI.com luôn là địa điểm đáng tin cậy để khách hàng có thể giao phó tổ chức nhiều sự kiện bất kể là quy mô lớn hay nhỏ.

2. Saigonevent

Saigonevent là một trong các công ty tổ chức sự kiện lớn tại TPHCM một số tỉnh lân cận. Đội ngũ nhân viên công ty là những người trẻ tuổi, sáng tạo, năng động và có trách nhiệm cao cùng với những dịch vụ chất lượng đang ngày càng khẳng định tên tuổi của công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Saigonevent cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau như tổ chức sự kiện trọn gói, các dịch vụ cưới hỏi, cho thuê các thiết bị, phông bạt, bàn ghế và dựng cả phim trường. Có thể thấy, Saigonevent đáp ứng được tất cả các sự kiện lớn nhỏ, đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng từ công ty, doanh nghiệp hay cả một tập thể lớn.

3. Sự kiện Á Châu

Sự kiện Á Châu tiếp tục một cái tên uy tín được kể đến trong danh sách các công ty tổ chức sự kiện tại TP HCM. Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện với rất nhiều sự kiện lớn nhỏ trong nước, công ty có 3 cơ sở tại 3 thành phố lớn Hà Nội, Đà Nẵng và TPHCM.

Đến với Sự kiện Á Châu khách hàng sẽ được trải nghiệm sự phục vụ chuyên nghiệp và tận tình. Đội ngũ nhân sự hùng hậu, được đào tạo bài bản và luôn hết mình vì công việc. Ngoài ra, Á Châu còn khá chú trọng trong việc trang bị, cập nhập hệ thống ánh sáng, âm thanh để sự kiện được diễn ra thuận lợi nhất. Đây cũng là công ty tổ chức sự kiện tại TPHCM được khách hàng đánh giá cao về dịch vụ đa dạng, chất lượng, giá cả hợp lý.

4. Hòa Bình Event

Là một thành viên của Hòa Bình Group, Hòa Bình Event cung là một trong số các công ty event lớn tại TPHCM. Kể từ ngày đầu thành lập, Hòa Bình Event luôn tự hào mang tới cho khách hàng những dịch vụ chất lượng và giá cả hợp lý nhờ vào đội ngũ chuyên gia tư vấn sáng tạo. Họ am hiểu sâu sắc về lĩnh vực sự kiện, bề dày kinh nghiệm lớn và sự đầu tư bài bản cho hệ thống trang thiết bị đồng bộ, kết hợp cùng đội ngũ nhân viên lành nghề mang giúp khách hàng yên tâm về dịch vụ.

Với những con số biết nói như hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc, hơn 150 nhân sự phục vụ, tổ chức hơn 1200 sự kiện, hội nghị từ vài chục đến vài nghìn người cũng đủ nói lên sự chuyên nghiệp và thành công của Hòa Bình Event.

5. Flypro

Flypro là một công ty tổ chức sự kiện TPHCM với chi phí siêu tiết kiệm cho doanh nghiệp. Đội ngũ công ty đã có hơn 10 năm kinh nghiệm luôn biết cách để tạo ra những ấn tượng độc đáo, riêng biệt cho mỗi chương trình tổ chức.

Thế mạnh của Flypro so với các công ty sự kiện tại HCM khác đó là nơi đây đào tạo nghệ thuật và sản xuất âm nhạc – nhạc phim, chính vì vậy nơi đây quy tụ những con người nghệ thuật, họ chú trọng đến những ý tưởng sáng tạo, phát triển hệ thống trang thiết bị hiện đại kết hợp với đạo diễn, quay phim, ca sĩ, người mẫu, MC,..trẻ trung năng động. Flypro luôn biết cách xử lý tình huống linh hoạt để đáp ứng những yêu cầu từ phía khách hàng, giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và thành công.

6. Cybershow

Cybershow là một công ty tổ chức sự kiện TP HCM với các dịch vụ chính như: cho thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình LED tại các khu vực miền Nam với các chi nhánh được đặt tại các tỉnh: TPHCM, Phú Quốc, Đồng Nai, Bình Dương.

Công ty cổ phần tổ chức sự kiện và du lịch Cyber Show có đội ngũ nhân sự dày kinh nghiệm, chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại. Hiện nay, Cybershow cũng là một địa chỉ tin cậy cho khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện cá nhân hoặc doanh nghiệp.

7. AzEvent

Tiếp tục là một cái tên không quá xa lạ trong các cty tổ chức sự kiện event TPHCM đó chính là AzEvent. Địa chỉ chuyên tổ chức các chương trình sự kiện, hội nghị hội thảo, lễ khai trương, động thổ hay các buổi tiệc theo yêu cầu.

AzEvent luôn hướng tới những dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp, chính vì vậy mà họ luôn thực hiện sự kiện đúng hẹn, theo dõi sát sao quá trình tổ chức, đảm bảo đúng yêu cầu và thực hiện kịch bản kế hoạch diễn ra thuận lợi và an toàn nhất.

8. Vietsky

Công ty tổ chức sự kiện TPHCM – Vietsky được thành lập năm 2008, trước đây là trung tâm tổ chức các hoạt động từ thiện và dịch vụ giáng sinh lớn nhất cả nước. Trải qua quá trình hoạt động và phát triển, đến nay Vietsky đã trở thành một trong những đại diện công ty sự kiện truyền thông Việt Nam uy tín.

Vietsky mang tới các dịch vụ trọn gói, hệ thống trang thiết bị hiện đại, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và chuyên nghiệp sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho các công ty, doanh nghiệp tại TPHCM cũng như các tỉnh lân cận khác.

9. Venus Media

Nhắc tới các công ty tổ chức sự kiện tại TPHCM chắc chắn không thể không nhắc tới Venus Media. Từ khi thành lập tới nay, Venus Media đã tham gia tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ và mang lại thành công và sự hài lòng cho các doanh nghiệp. Bất cứ một dự án nào dù lớn hay nhỏ Venus Media đều tập trung tối đa tiềm năng và nguồn lực từ bước lên ý tưởng đến kịch bản, sân khấu,… nhằm mang tới những sản phẩm ấn tượng, sáng tạo và độc đáo nhất cho khách hàng.

Venus Media sở hữu hệ thống nhân sự tuyệt vời, không ngừng học hỏi để nâng cao chuyên môn và đổi mới tư duy để phù hợp với sự phát triển, xây dựng công ty ngày càng chuyên nghiệp hơn.

10. A2z Event

A2z Event là một cái tên nổi bật trong danh sách công ty tổ chức sự kiện không chỉ nổi tiếng tại TPHCM mà còn được biết đến trên toàn quốc. Công ty tổ chức sự kiện A2z Event được thành lập từ năm 2004 với hàng trăm sự kiện lớn mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế trải dài từ Bắc vào Nam.

A2z Event luôn tìm ra điều khác biệt, chất liệu quan trọng để xây dựng thành công cho một sự kiện. Tất cả các ý tưởng thiết kế, kế hoạch tổ chức để mang tới một sự kiện đẳng cấp và chuyên nghiệp. Đơn giản nhưng khác biệt, lấy khách hàng làm trung tâm, toàn bộ đội ngũ A2z Event luôn nỗ lực phát triển để xây dựng những dự án ấn tượng và sự hài lòng nhất đến với khách hàng.

Như vậy chúng ta đã tìm hiểu xong top 10 các công ty tổ chức sự kiện TPHCM. Đây là những công ty luôn đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại thành phố mang tên Bác, góp phần mang tới cho bạn những chương trình chất lượng và hoàn hảo nhất. Nếu công ty, doanh nghiệp của bạn đang có ý định tổ chức một sự kiện nào đó, hãy tham khảo ngay danh sách 10 công ty trên nhé.

Tham khảo bài nguyên mẫu tại đây : #TOP 10 Các Công ty Tổ Chức Sự Kiện Lớn tại TpHCM Chuyên Nghiệp

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/cong-ty-to-chuc-su-kien-tphcm/
via IFTTT

#1 Quy trình tổ chức hội thảo từ A – Z cho một sự kiện thành công

Bạn đang cần lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hội thảo sắp diễn ra? Bạn không biết quy trình tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu và làm như thế nào? Cùng PHONGHOINGHI.com khám phá những bước tổ chức hội nghị hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé.

I. Tổ chức hội thảo cần những gì?

Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…

Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.

– Tổ chức hội thảo như thế nào?

Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:

Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
Số lượng khách tham dự
Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
Lên kịch bản quy trình tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.

II. Các bước tổ chức hội thảo chi tiết

1. Xác định chủ đề của hội thảo

Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.

2. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:

Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
Danh sách khách mời gồm những ai
Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
Chương trình của hội thảo

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.

3. Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
Phát thư mời cho khách mời.

4. Tổ chức hội thảo

Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo
Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.

5. Kết thúc chương trình hội thảo

Bế mạc chương trình
Tặng quà lưu niệm
Ghi biên bản hội thảo

6. Thông báo kết luận của hội thảo

Xử lý thông tin hội thảo
Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo
Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

7. Đánh giá kết quả hội thảo

Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.

Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.

III. Kinh nghiệm tổ chức hội thảo

1. Lên chủ đề cho chương trình

Bạn lên chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị hội thảo. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

2. Hãy mời những khách mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng

Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.

Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.

3. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Không gian tổ chức hội thảo cũng là một việc cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian phải đáp ứng được quy mô hội thảo. Đồng thời người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu rõ về những tiện ích đi kèm như sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh để có thể dự trù kinh phí và bổ sung những vật dụng cần thiết.

4. Lấy thông tin khách mời tham dự

Mục đích chính của hội thảo chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…

5. Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp hội thảo của bạn được thành công và nhiều người biết đến hơn. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu . Bạn cần xác định được thời gian truyền thông là khi nào? Thông thường các hoạt động truyền thông nên diễn ra khoảng 1 – 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức.

Như vậy PHONGHOINGHI.com đã giới thiệu đến bạn bản quy trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn chuẩn vị và tổ chức hội nghị hội thảo thành công nhất. Mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực nhất. Mọi câu hỏi liên quan bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp tốt nhất nhé. Chúc cho buổi hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

IV. Giới thiệu về chúng tôi

Phonghoinghi.com là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê phòng hội thảo. Chúng tôi chuyên cho thuê phòng hội thảo với hệ thống phòng hội thảo đa dạng, tiện nghi, hiện đại, giá cả hợp lý. Nếu quý khách có nhu cầu về thuê phòng hội thảo xin hãy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 0901.645.879. Xin trân trọng cảm ơn

Coi thêm ở : #1 Quy trình tổ chức hội thảo từ A – Z cho một sự kiện thành công

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/to-chuc-hoi-thao/
via IFTTT

#1 Kịch bản chương trình hội thảo chi tiết nhất dành cho doanh nghiệp

Bất cứ một sự kiện hội thảo nào muốn thành công đều phải có một kịch bản hoàn hảo. Bạn muốn có một kịch bản chương trình hội thảo cụ thể, chi tiết thể hiện được tính chuyên nghiệp, sáng tạo nhưng không mất đi sự sang trọng của công ty, doanh nghiệp mình? Vậy hãy cùng PHONGHOINGHI.com tìm hiểu về một kịch bản đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bạn đang mong muốn qua bài viết dưới đây nhé.

I. Giới thiệu về kịch bản chương trình hội thảo

Hội nghị hội thảo đã xuất hiện từ rất lâu tại nước ta, một trong những dấu ấn được ghi vào lịch sử mà chúng ta có thể nhận ra đó là hội nghị Diên Hồng diễn ra vào thời nhà Trần. Trải qua nhiều năm phát triển của đất nước, sự thay đổi về kinh tế, văn hóa, chính trị làm cho kịch bản chương trình hội thảo cũng có sự thay đổi theo.

Ngày nay các buổi sự kiện tổ chức hội thảo đã không còn quá xa lạ đối với mỗi người, đặc biệt là những công ty, doanh nghiệp. Những buổi hội thảo này sẽ mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội để thảo thuận và đóng góp ý kiến. Từ đó có thể nâng cao được chất lượng cũng như tìm kiếm cho doanh nghiệp những đối tác tiềm năng.

Một buổi hội thảo thành công sẽ luôn có một kịch bản chi tiết để buổi lễ diễn ra một các thuận lợi nhất. Một kịch bản hội thảo sẽ bao gồm 3 phần: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc. Ngay sau đây PHONGHOINGHI.com sẽ giúp bạn có định hướng chi tiết cho từng phần nhé.

II. Chuẩn bị tổ chức kịch bản chương trình hội thảo

Đây hẳn sẽ là một quá trình cần nhiều thời gian nhất và chắc chắn không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Ở đây kịch bản chương trình hội thảo cho khâu chuẩn bị chúng ta sẽ chỉ nói về quá trình chuẩn bị những bước cuối cùng trước khi bắt đầu tổ chức nội dung của buổi hội thảo.

Thứ nhất: Chuẩn bị đầy các tài liệu, dụng cụ cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.
Thứ hai: Lựa chọn địa điểm diễn ra hội thảo, tiến hành trang trí sao cho phù hợp với nội dung sự kiện.
Thứ ba: Trang trí sân khấu bằng backdrop, hoa tươi, thảm đỏ. Kiểm tra bố cục lắp đặt sân khấu khu vực tổ chức sự kiện, liệu đã được trang trí đầy đủ bàn ghế, băng rôn, hoa đèn…hay chưa?
Thứ tư: Lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh phục vụ cho cuộc hội thảo.
Thứ năm: Sắp xếp khu vực dành cho đại biểu: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, đặt khăn trải bàn, biển tên, hoa tươi, nước uống,…
Thứ sáu: Sắp xếp khu vực dành cho khách tham dự khác gọn gàng, khoa học
Thứ bảy: Sắp xếp khu vực lễ tân bao gồm tài liệu, bánh kẹo, nước uống,…cho khách tham dự hội thảo.
Thứ tám: Phân công công việc cho bộ phận lễ tân tiếp đón khách và hướng dẫn khách vào hội trường đồng thời phát tài liệu đã chuẩn bị cho khách tham dự.
Thứ chín: Có thể liên hệ với các cơ quan, phương tiện truyền thông để đưa tin về sự kiện sắp diễn ra nếu cần.

III. Tiến hành tổ chức chương trình hội thảo

Đây sẽ là những phần quan trọng nhất trong mỗi sự kiện hội thảo được diễn ra, nó sẽ bao gồm các công việc chi tiết, yêu cầu các bộ phận phải phối hợp ăn ý với nhau để sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất.

1. Đón tiếp khách tham dự

Trong kịch bản chương trình hội thảo thì bước đón tiếp khách tham dự sẽ được bộ phận PG đảm nhiệm. Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu và dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.

Khi chọn lễ tân hãy ưu tiên những bạn xinh xắn, cao ráo, duyên dáng và lịch sự để tạo ấn tượng đẹp cho buổi lễ.

2. Bắt đầu chương trình hội thảo

Sau khi mọi khách mời đã được ổn định vị trí, đúng giờ thì MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, các thành phần đại biểu tham dự và tuyên bố lý do sự kiện. Trước khi diễn ra buổi lễ MC sẽ được soạn thảo một kịch bản MC hội thảo và phải được tập luyện trước để có được những câu nói trau truốt, biểu đạt cảm xúc tốt nhất.

Đại diện khách mời sẽ thay mặt mọi người lên phát biểu khai mạc chương trình.

Sau khi buổi lễ được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Trong trường hợp nếu buổi hội thảo diễn ra với mục đích trao đổi giải quyết một vấn đề nào đó, thì nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. Tránh những xung đột hay những ý kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.

Nếu như thời gian diễn ra hội thảo lâu thì trong kịch bản chương trình hội thảo nên có những tiết mục văn nghệ để giúp mọi người được thoải mái, hoặc cũng có thể có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…

3. Bế mạc hội thảo

Sau khi nội dung hội thảo đã kết thúc và đưa ra được những ý kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.

Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.

IV. Kết thúc kịch bản chương trình hội thảo

Một buổi lễ thành công hãy thực hiện các bước cuối cùng để buổi lễ được mỹ mãn hơn nhé.

Đội ngũ lễ tân tiến hàng tiễn khách: Những bạn lễ tân, PG được phân công trong kịch bản chương trình hội thảo cần nhanh chóng trở về vị trí cổng ra để chào và tiễn khách tham dự.

Bộ phận kỹ thuật tiến hành tháo dỡ và thu dọn các thiết bị, dụng cụ.

Dọn dẹp, sắp xếp, kiểm tra lại các đồ đạc thuê hoặc mượn. Nhằm kiểm soát tối đa tình trạng mất đồ hoặc thất lạc đồ đạc.

Trên đây là mẫu kịch bản chương trình hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất. PHONGHOINGHI.com hy vọng với bài viết này bạn sẽ có thêm kiến thức để tổ chức các buổi hội thảo cho công ty, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn sẽ có những sự kiện thành công mỹ mãn.

V. Giới thiệu về chúng tôi

Đọc nguyên bài viết tại : #1 Kịch bản chương trình hội thảo chi tiết nhất dành cho doanh nghiệp

from Phòng Hội Nghị – Feed https://phonghoinghi.com/kich-ban-chuong-trinh-hoi-thao/
via IFTTT